ビジネスメールの書き方と例文

社外用ビジネスメール（打ち合わせ編）

メールした目的を簡単に説明し、候補日を3つ以上あげる。会議や打ち合わせなのであれば箇条書きで会議の内容を書いたり、確認したいことを書く。そして、最後には何をしてほしいのかをしっかり記載する。

社内用ビジネスメール（報告と相談編）

社内用でメールを使う用途として多いのは、報告・連絡・相談、ほうれんそうをする時でしょう。上司に報告や相談をしたり、他部署への連絡手段がメインになります。社内だからと言ってフランクになりすぎた文面は、反感を持たれますので、注意が必要です。

例文を見て、なんとなく書き方はわかったのではないでしょうか。しかし、何となくでは、まだ不十分です。それでは、ビジネスメールの件名の書き方や本文の書き方について詳しく解説していきたいと思います。

件名

ビジネスメールを送るときは、まず件名を書きます。 件名の書き方のコツは、具体的な日付・内容・要件を簡潔に書くことです。言葉で言うのは

簡単なんですけど、じゃあ実際に例をあげて件名を書いてみましょう。

例：第一営業部の山田太郎は取引先A社の佐藤さんに、「次回の打ち合わせの日程をメールで送っておいてほしい。」と言われた。

例のような場合は、件名：「次回訪問日程について」や「打合せ日程のご相談について」が適切でしょう。ビジネスマンは時間がないので全部のメールを見ている人は少ないです。 なので、わかりやすく簡単に書くことが大切です。

本文

ビジネスメールは大きく分けて「相手の宛名」＋「挨拶（いつもお世話になっております。等）」＋「内容」＋「何をしてほしいかを書く（ご査収下さい・ご連絡いただけたら幸いです。等）」＋「自分の名前や連絡先」の5つで構成されています。ここに、それぞれ文字を当て込んでいく事が基本になります。じゃあ実際に例をあげて本文を書いてみましょう。
例：第一営業部の山田太郎は上司の高橋係長に、「取引先A社の佐藤さんに、見積依頼のメールをしておいてくれ」と言われた。
では、先ほど言った5つの構成で見積依頼のメールを箇条書きにして作ってみましょう。

1.「相手の宛名」

株式会社　A社
佐藤　様

2.「挨拶（いつもお世話になっております。等）」

いつもお世話になっております。株式会社○○の山田太郎です。 先日は、弊社にお越しいただき、誠にありがとうございます。

3.「内容」

ご提案していただいた「ビジネスパートナーと行こう！宝探しツアー」の件ですが、上席に話をしたところ、更に社内で検討を進めることとなりましたので、 御見積をいただきたくお願い申し上げます。

4.「何をしてほしいかを書く（ご査収下さい・ご連絡いただけたら幸いです。等）」ご多忙の中で恐縮ですが、可能でしたら◯月◯日までにご送付いただけると助かります。 お手数ですが、ご確認よろしくお願い致します。

5.「自分の名前や連絡先」

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株式会社○○
第一営業部　山田太郎
住所：東京都中央区日本橋久松町○○
TEL：○○〇-××××-△△△△
FAX：△△△-○○〇〇-××××
Mail：aaaaa@XXX.ne.jp
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このように、箇条書きにして自分が何を伝えたいのかを確認しながら本文を組み立てていくと自分も相手も分かりやすい文書になりますので是非、参考にしてください。

ビジネスメールなんて覚えなくてもいいでしょ？コピーして貼り付けして内容書き替えればいいんでしょ？ぶっちゃけその通りです！（笑）
上にある、例文や書き方を「コピーして」「貼り付けて」「内容を多少書き換える」これを続けていけば自然と、正しい書き方がマスターできます。